PANDEMI Covid-19 telah mengubah aktivitas masyarakat, salah satunya dalam bekerja. Sebagian besar perusahaan di Indonesia hingga di seluruh dunia saat ini telah banyak menerapkan kebijakan WFH (Work From Home). Di masa pandemi yang masih berlangsung saat ini membuat perusahaan memutuskan untuk mengambil kebijakan untuk bekerja dari rumah. Kebijakan yang diambil perusahaan ini bukan tidak mungkin juga memerlukan sistem manajemen yang kuat untuk memastikan kegiatan operasional perusahaan tetap lancar.

Dalam perkembangannya, tentu saja perusahaan perlu untuk memantau karyawan yang bekerja dari rumah. Ditambah lagi karena karyawan sudah tidak bekerja di kantor, maka segala absensi juga dilakukan secara online. Dan perusahaan memerlukan sistem absensi kehadiran karyawan online sebagai solusi dalam absensi tiap karyawan.

Jika biasanya absensi dilakukan secara manual, mulai sekarang tinggalah cara lama tersebut. Karena absensi semacam ini tidak berlaku untuk perusahaan yang menerapkan flexible working hour. Contoh pekerjaan yang menerapkan flexible working hour yaitu marketing dan sales. Dimana keduanya memiliki jobdesk untuk melakukan followup ke setiap customer dan melakukan persentasi produk kepada klien mereka. Bahkan saat ini beberapa programmer juga dituntut untuk menjalankan flexible working hour. 

Seberapa pentingkah sistem absensi kehadiran karyawan online untuk perusahaan Anda?

Dalam menerapkan sebuah kebijakan yang dibuat oleh perusahaan, beberapa hal perlu terlebih dahulu untuk dipertimbangkan. Termasuk keputusan menggunakan sistem absensi online dalam bisnis Anda. Lalu, seberapa penting sistem absensi kehadiran karyawan online bagi perusahaan? Simak informasi lengkapnya berikut ini.

1. Merekam kehadiran karyawan

Sistem absensi karyawan membantu perusahaan dalam melakukan rekam hadir karyawan ketika bekerja.

2. Dasar penggajian karyawan

Kehadiran karyawan turut mempengaruhi nilai gaji dan bonus yang diterima oleh karyawan. Biasanya perusahaan akan mengapresiasi karyawan yang ontime dan bekerja sesuai target dengan memberikannya bonus, sebaliknya perusahaan juga bisa memberlakukan pemotongan gaji bagi karyawan yang telat dan tidak bekerja secara optimal. Dengan sistem absensi online data kehadiran karyawan sudah terekam dan tersaji secara akurat.

3. Dasar pemberian cuti karyawan

Dengan aplikasi absensi online, HR bisa mengetahui kehadiran karyawan setiap hari, bulan, hingga tahunan. Hal ini juga bisa menjadi pertimbangan bagi HR dalam memberikan cuti kepada karyawan, HR bisa mengecek apakah karyawan tersebut masih memiliki jatah cuti atau sudah mengambil cuti yang sudah diberikan oleh perusahaan. Karena sistem absensi memiliki fitur absensi yang sudah terintegrasi dengan pengajuan cuti karyawan. Hal ini akan mudah bagi HR dalam mengambil keputusan terkait cuti kerja karyawan.

4. Database karyawan lebih rapi

Dengan adanya sistem absensi yang terintegrasi, mempermudah HR dalam melakukan rekap database karyawan. Kemudian database ini akan mendukung mereka dalam menghitung gaji tiap karyawan, cuti, bonus, BPJS, dan lainnya.

5. Mencegah kecurangan

Kecurangan bisa saja terjadi, termasuk dalam hal absensi karyawan. Jika absensi masih dilakukan secara manual, dan kondisi karyawan tidak masuk kantor, sulit untuk mendeteksi apakah karyawan tersebut tetap bekerja atau tidak. Hal ini dapat dihindari dengan adanya sistem absensi online, kecurangan bisa dihindari karena sudah banyak perusahaan yang sudah mengimplementasikan sistem absen berbasis biometrik.

Jenis absensi kehadiran karyawan online

Berbicara tentang absensi, apa saja jenis absensi kehadiran yang biasa diterapkan oleh perusahaan? Berikut ini akan kami bahas jenis absensi yang biasa digunakan oleh instansi/ perusahan.

1. Sistem absensi sidik jari (fingerprint)

Sistem absensi yang banyak digunakan oleh kebanyakan perusahaan adalah absensi sidik jari atau biasa dikenal dengan sebutan fingerprint. Absensi dilakukan dengan menempelkan sidik jari karyawan pada mesin absensi yang sudah tersedia di kantor. Namun, sebelum itu dilakukan perekaman data karyawan terlebih dahulu. Kelebihan menggunakan absensi sidik jari ini adalah karyawan tidak bisa memanipulasi kehadiran karena setiap karyawan tentu memiliki sidik jari yang berbeda-beda. Kekurangan model absensi ini adalah sulitnya melakukan rekam absensi apabila jari karyawan dalam kondisi basah atau kotor, dan apabila terjadi kesalahan maka karyawan harus memasukkan nomor karyawan pada mesin fingerprint tersebut.

2. Sistem absensi kartu

Jenis absensi yang kedua ini adalah dengan menggunakan kartu. Karyawan perlu memiliki kartu akses untuk ditempel pada mesin absensi yang tersedia di kantor. Sayangnya model absensi kedua ini lebih rentan terjadinya kecurangan dalam menyatakan kehadiran. Bisa saja karyawan melakukan titip absen, dan daya tamping kartu absensi ini juga cenderung kecil.

3. Sistem absensi biometrik

Sistem absensi biometrik merupakan sistem pengembangan dari absensi sidik jari/fingerprint. Sistem absensi biometrik ini memanfaatkan teknologi face recognition atau pengenalan wajah. Saat absen, wajah karyawan akan dicocokkan dengan database foto karyawan yang sudah terdaftar dalam sistem. Keuntungan dari model absensi biometrik ini adalah mengurangi risiko terjadinya kecurangan karyawan.

4. Sistem absensi online

Sistem ini merupakan cikal bakal absensi digital di masa sekarang dengan teknologi yang sudah semakin canggih. Apalagi saat ini banyak perusahaan yang menerapkan kebijakan work from home. Cara menggunakan sistem absensi ini cukup mudah, karyawan cukup mengunduh aplikasi sistem absensi online, lalu masukkan username dan kata sandi yang sudah terdaftar. Setelah itu akan ada deteksi wajah serta aplikasi absensi online ini memiliki kelebihan dapat mendeteksi lokasi karyawan. Jadi, HR dapat lebih mudah memantau karyawan dan melakukan rekap absensi karyawan yang work from home.

Apa alasan perusahaan harus mulai menggunakan sistem absensi kehadiran karyawan online?

Ada banyak pilihan absensi karyawan yang bisa diterapkan pada bisnis Anda, namun seiring dengan kebutuhan perusahaan solusi menggunakan sistem absensi online menjadi pilihan yang tepat dengan sejumlah keuntungan yang bisa dirasakan oleh karyawan dan juga perusahaan. Inilah mengapa perusahaan harus mulai menggunakan sistem absensi kehadiran karyawan online.

1. Tidak ribet

Karyawan tidak perlu datang ke kantor untuk sekedar absen. Karyawan bisa langsung absen dari rumah dengan kebijakan WFH yang sudah diputuskan perusahaan. Karyawan hanya tinggal membuka smartphone dan absen di aplikasi yang sudah dipilih perusahaan.

2. Data tersaji secara akurat

Model absensi online membantu HR dalam menyajikan database akurat, mulai dari data nama karyawan, cuti karyawan, dan kehadiran karyawan setiap harinya.

3. Terintegrasi dengan sistem penggajian

Kehadiran karyawan menjadi faktor penting dalam proses memutuskan gaji karyawan. Karena mesin absensi online juga terintegrasi dengan sistem penggajian perusahaan. Hal ini juga membantu memudahkan pekerjaan HR karena tidak perlu melakukan rekap ulang penggajian.

4. Memotong anggaran operasional

Perusahaan tidak perlu menyediakan mesin absensi di kantor, karena absensi sekarang sudah dilakukan secara online di masing-masing smartphone karyawan. Biaya pengadaan mesin juga begitu memboroskan pengeluaran perusahaan, jadi lebih efisien jika menggunakan aplikasi absensi online.

Fitur apa saja yang bisa didapatkan dari sistem absensi kehadiran karyawan online?

1. Executive dashboard

Tersedia laporan kehadiran karyawan secara komprehensif yang bisa menjadi bahan keputusan dalam proses penggajian dan penilaian performa karyawan.

2. Penggajian

Fitur penggajian akan menampilkan besaran gaji, bonus, tunjangan untuk karyawan. Dalam mengkalkulasi seluruh gajinya juga dilakukan secara otomatis karena sistem absensi sudah terintegrasi juga dengan sistem payroll.

3. Data karyawan

Data karyawan akan otomatis tersedia di executive dashboard sistem absensi kehadiran karyawan online. Contohnya seperti nama, foto, nomor pribadi, tanggal lahir, dan nomor induk karyawan lainnya.

4. Pantauan lokasi GPS

Yang membuat aplikasi absensi ini sangat memukau adalah tersedia pantauan lokasi melalui GPS, fitur ini memudahkan HR dalam memantau keberadaan karyawannya saat bekerja. Dan fitur dalam memantau GPS ini juga berlaku bagi perusahaan yang khususnya menerapkan kebijakan WFH (Work From Home) untuk memantau keberadaan karyawannya.

5. Kehadiran

Fitur dalam aplikasi absensi online yang memudahkan karyawan ketika absen adalah, karyawan hanya tinggal login menggunakan username dan kata sandi mereka. untuk kemudian melakukan deteksi wajah untuk memverifikasi keaslian identitas karyawan dan menghindari kecurangan.

6. Jatah cuti

Pegawai bisa memeriksa jatah cuti mereka dan bisa melakukan pengajuan cuti lewat aplikasi tanpa harus ribet membuat surat pengajuan cuti.

Persiapan apa saja yang harus dilakukan perusahaan sebelum menggunakan sistem absensi kehadiran karyawan online?

1. Jaringan internet yang memadai

Hal pertama yang pasti harus dipersiapkan oleh perusahaan adalah infrastruktur teknologi informasi dan jaringan internet yang kuat. Selain itu karyawan juga memerlukan koneksi internet yang stabil di smartphone nya untuk bisa menjalankan sistem absensi kehadiran karyawan online.

2. Kebijakan perusahaan yang mendukung

Sebelum akhirnya memutuskan menggunakan sistem absensi online, maka perusahaan sebelumnya sudah menyiapkan kebijakan yang mendukung. Misalnya berapa hari jam kerja karyawan selama WFH, jam masuk, jam keluar, serta perhitungan bonus dan gaji karyawan. Setelah itu sistem absensi online ini akan menyesuaikan kebijakan yang diambil perusahaan.

3. Akun khusus perusahaan

Siapkan akun khusus bagi perusahaan di aplikasi absensi online, username dan kata sandi admin untuk mempermudah akses dan pengamanan data.

4. Sosialisasi kebijakan kepada pegawai

Setelah kebijakan telah diputuskan dan aplikasi absensi siap digunakan, jangan lupa untuk Tim HR bisa melakukan sosialisasi kepada karyawan. Berikan pengarahan mengenai penggunaan sistem absensi online ini.

5. Dana untuk implementasi

Sebelum mengimplementasikan sistem absensi online ini, jangan lupa untuk menyiapkan dana impelementasi awal dan biaya kustomisasi sesuai dengan keperluan perusahaan Anda, serta biaya perbaikan dan perawatan juga terhadap sistem absensi online karyawan.

Sistem absensi kehadiran karyawan online Talenta

Sistem absensi kehadiran karyawan online merupakan terobosan baru dalam memudahkan proses absensi karyawan. Selain bisa menekan biaya operasional, aplikasi absensi online ini juga dapat mempermudah kerja HR dalam melakukan perhitungan kehadiran hingga gaji karyawan secara otomatis dan akurat.

Talenta by Mekari memungkinkan sistem absensi online saat WFH. Itu artinya pengelolaan kehadiran karyawan tidak lagi terbatas pada infrastruktur fisik perusahaan, memberikan fleksibilitas yang lebih baik tanpa mengurangi kualitas layanan.

Talenta sebagai platform HRIS yang lengkap mampu menjawab tantangan-tantangan pengelolaan kehadiran karyawan bahkan di berbagai situasi dan bermacam jenis industri. Nah, tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir dan jadwalkan demo serta konsultasikan masalah HR Anda kepada kami! kbc10

Berita Terkait

Tips

Kenapa perusahaan membutuhkan email hosting? Berikut 8 alasannya

25 Agustus 2022, 16:09

Umum

Tak bisa sembarangan buka program magang, begini aturan bagi perusahaan

1 November 2021, 12:54

Lain Lain

Ingin tetap adaptif dan produktif di masa pandemi, ini tips dari ahlinya

15 Juni 2021, 18:55

Umum

80 Persen perusahaan di Indonesia pakai software bajakan

13 Oktober 2019, 19:47

Global

Mau berbisnis di sini, hindari gunakan nama-nama perusahaan ini

6 Januari 2018, 10:39

Nasional

Duh! Mayoritas perusahaan RI tak siap tanggung risiko bisnis

24 Juli 2017, 15:42

Nasional

6 Perusahaan RI ini masuk 2000 korporasi terbesar dunia

27 Mei 2017, 11:11

Nasional

6 BUMN ini jadi idaman karyawan Indonesia

20 Mei 2016, 14:25